כיצד חוסכים שירותי הניהול וההטמעה זמן וכסף יקר לחברות הבנייה והתשתיות?
הטבת ייעוץ וליווי בניהול פרויקט
נכתב על ידי: מאיר עזר - יועץ ומנהל פרויקטים. מומחה לייעול חברות יזום, בנייה, תשתיות ונכסים באמצעות טכנולוגיות ניהול מידע.
הקדמה:
ענף הבנייה והתשתיות מגלה לאחרונה סימנים מעודדים וצמיחה בהשקעות בטכנולוגיות המסוגלות לספק לחברות בענף את התשתית הדרושה להתמודדות עם התחרות הגואה, בצורך לצמיחה, תפעול יעיל ומענה לרגולציות המשתנות בענף.
באופן מסורתי הענף הינו שמרני ואינו ממהר לאמץ טכנולוגיות ניהול מידע שעשויות לשפר את היעילות התפעולית של החברה ואת יכולת קבלת ההחלטות של מנהליה (קרי - להגדיל רווחים לחברה).
ניתן להעריך כי כתוצאה משמרנות זו הפסדי הענף הכוללים מוערכים בעשרות עד מאות מיליוני שקלים בשנה.
ניתן להשיג את התוצרים מביצוע הפרויקטים תוך קבלת עלות/תועלת גבוהה מההשקעה ומיקסום הרווחים ממנה לחברה.
נתחיל בתכנון מקצועי ומקיף של מרכיבי הפרויקט.
הרשימה הבאה מפרטת את השלבים הנדרשים להצלחה:
û ניתוח של חזון החברה מספר שנים קדימה
û ניתוח עסקי של הצרכים הנוכחיים והעתידיים
û תכנון הארכיטקטורה הרצויה שתואמת את צורכי החברה בעתיד
û תיחור נכון ומקצועי מבוסס ניתוח צרכים של ספקי הפתרונות לענף
û ליווי מקצועי של ייעוץ וניהול הפרויקט (כמו בענף הבנייה עצמו.....)
û תכנון של משאבים הנדרשים לתהליך ההטמעה שיבטיח את הצלחת הפרויקט
û ביצוע תהליך ההטמעה באמצעות הדרכה פונקציונאלית על ידי יישום של תהליכי עבודה מתוכננים בשטח תוך התמודדות עם אתגרי היום יום של חברות הבניה/תשתיות
ומהו מודל היישום של הפרויקט המבטיח את הצלחתו?
זהו המודל:
1. יש למנות מנהל פרויקט (גורם פנימי או חיצוני) שייקח בעלות מלאה על הפרויקט ויהיה אחראי על הפעילויות של הפרויקט מ- א' עד ת' ויהיה מחויב להצלחת הפרויקט מהתנעתו ועד הטמעתו.
2. יש לנתח את החזון של החברה בטווח של בין 5 ל 10 שנים קדימה ולשקלל את החזון של החברה (תחומי פעילות חדשים וכו') אל הפתרון הנדרש.
3. הגדרה מדויקת של המטרות והיעדים מהתהליך (מה אנחנו רוצים להשיג בסוף הפרויקט)
4. עלינו לבצע ניתוח של המצב הקיים בתהליכי העבודה (מה עובד יעיל, מה לא עובד יעיל וכו').
5. יש לבצע תהליך של אפיון מקדים
6. הגדרה של הסיכונים בפרויקט (התנגשות עם ביצוע פרויקטים של בנייה, הקצאת משאבים לטובת הפרויקט, הערכות עם תשתית טכנולוגית ועוד) והאמצעים להתמודד אתם.
7. יש לפתח תוכנית עבודה מפורטת שתספק מענה לכל הסיכונים שהוגדרו לפרויקט.
8. יש ליישם את הפרויקט בשלבים (מודול אחר מודול) בהתבסס על סדר עדיפות וקדימות עסקית.
9. יש לבצע תהליך הטמעה מתוכנן מבוסס מדדי הצלחה עסקיים.
o דוגמאות למדדים: רמת האינטגרטיביות של התהליכים, רמת האוטומציה של התהליכים, רמת השירות ללקוח, ידידותיות הפתרון, חווית המשתמש במערכת, רמת הדוחות, רמת דוחות הניהול ועוד.
לסיכום:
חברות הבנייה/תשתיות תבצענה את פרויקט הטמעת המערכות בהצלחה בהתבסס על שלש הרגליים הבאות:
